Ochrana súkromia

Ubytora je platforma pre hotely, penzióny a apartmány, ktorá im pomáha prijímať priame online rezervácie bez provízií. Prevádzkujeme ju pod obchodným menom DIFRS s.r.o., IČO: 36685933, sídlom Motyčky 1, 976 02 Motyčky.

Kontakt na ochranu súkromia: legal@ubytora.com

Poznámka k rolám: Ubytora spracúva osobné údaje registrovaných Klientov (prevádzkovateľov ubytovacích zariadení) ako prevádzkovateľ. Vo vzťahu k osobným údajom Hostí ubytovacích zariadení vystupuje Ubytora ako sprostredkovateľ konajúci v mene Klienta - podrobnosti upravuje Zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA), ktorá je súčasťou Podmienok používania Ubytora.

2.1 Ak ste hosťom ubytovacieho zariadenia (realizujete rezerváciu)

Pri rezervácii zbierame:

• Meno, priezvisko, e-mail, telefón – aby sme Vás mohli kontaktovať a zaslať potvrdenie
• Dátum príchodu a odchodu, počet osôb, typ izby – na spracovanie rezervácie
• Platobné údaje (spracováva Stripe, nie my – my vidíme len výsledok platby)
• Špeciálne požiadavky – aby Vám ubytovanie vedelo vyhovieť
• Očakávaný čas príchodu (ak ho uvediete) – aby Vás na recepcii čakali a odovzdali Vám kľúče
• Fakturačné údaje firmy (ak si prajete doklad na firmu) – obchodné meno, IČO, DIČ, IČ DPH a adresa sídla. Zapisujú sa oddelene od adresy z evidencie ubytovaných a neprepisujú ju; Vaše meno sa na doklade uvedie v poznámke ako meno ubytovaného
• Záznam o priebehu Vašej rezervácie – kedy bola potvrdená, zrušená, prípadne označená ako nedostavenie sa, presunutá na inú izbu alebo zmenená. Slúži na to, aby sa dalo preukázať, čo bolo dohodnuté, ak by vznikol spor

Pri digitálnom check-ine (ak ho ubytovacie zariadenie používa):

• Dátum narodenia, štátna príslušnosť, adresa, číslo dokladu totožnosti – zákonná povinnosť ubytovacích zariadení
• Fotografia dokladu (len ak to zariadenie vyžaduje) – uložená šifrovaná, automaticky vymazaná po 90 dňoch

Ak sa zapíšete do poradovníka na obsadený termín (len na weboch s plánom Premium):

• Meno, e-mail, voliteľne telefón, požadovaný termín a počet osôb – aby sme Vám vedeli dať vedieť, ak sa termín uvoľní. Zapisujeme ich len na základe Vášho súhlasu vo formulári a nezakladáme Vám tým žiadny účet ani profil hosťa
• Upozornenie z poradovníka NIE JE rezerváciou ani prednostným právom na izbu – izbu dostane ten, kto rezerváciu dokončí ako prvý

2.2 Ak ste registrovaný klient Ubytora (prevádzkovateľ ubytovacieho zariadenia)

• Registračné a firemné údaje (meno, e-mail, IČO, adresa) – na vytvorenie účtu a fakturáciu
• Platobné údaje – spracováva Stripe; my vidíme len históriu faktúr
• Obsah Vášho webu (texty, fotky, cenníky) – na prevádzku Vášho webu
• Prevádzkové záznamy (prihlásenia, zmeny v admin paneli) – audit log, bezpečnosť
• Referral údaje (identifikátor odporúčajúceho/odporúčaného) – na výpočet a uplatnenie zľavy z predplatného v rámci referral programu

2.3 Ak ste partner (agent alebo grafik v partnerskom programe)

• Meno, e-mail, prípadne telefón – na vedenie partnerského účtu a komunikáciu
• Bankový účet (IBAN) a názov majiteľa účtu – aby sme Vám mohli vyplatiť províziu
• Vyhlásenie o daňovom postavení, prípadne IČO a DIČ – aby sme vedeli doložiť, komu a na akom základe sme vyplácali
• Záznam o súhlase s podmienkami partnerského programu vrátane znenia, dátumu a IP adresy – dôkaz o tom, s čím ste súhlasili
• Prehľad provízií a žiadostí o výplatu – podklad pre výplatu a účtovníctvo

Údaje o výplatách uchovávame po dobu stanovenú účtovnými a daňovými predpismi (10 rokov).

2.4 Technické údaje (všetci návštevníci)

• IP adresa, typ prehliadača, navštívené stránky – bezpečnosť a prevencia zneužitia
• Cookies – pozri sekciu Cookies policy

Vaše údaje spracúvame len ak máme na to zákonný dôvod:

• Zmluva: spracovanie rezervácie, poskytovanie predplatených služieb Ubytora, výpočet referral kreditu (zľavy z predplatného)
• Zákonná povinnosť: evidencia ubytovaných, daňové doklady (10 rokov), miestny poplatok
• Oprávnený záujem: bezpečnosť systémov, žiadosť o recenziu po pobyte, prevencia podvodov v referral programe
• Súhlas: marketingové e-maily, newsletter (môžete ho kedykoľvek odvolať)

Vaše osobné údaje zdieľame len v nevyhnutnej miere:

• Prevádzkovateľ ubytovacieho zariadenia (klient Ubytora) – vidí dáta Vašej rezervácie (meno, kontakt, termín, check-in formulár) na účely Vášho ubytovania; Ubytora s ním má uzatvorenú Zmluvu o spracúvaní osobných údajov (DPA)
• Stripe – spracovanie platby; pri platbe za ubytovanie ide platba priamo na účet ubytovacieho zariadenia (klienta Ubytora), ktoré je predávajúcim, Ubytora platbu neprijíma (https://stripe.com/en-sk/privacy)
• Resend – zasielanie e-mailov (potvrdenia, upomienky); sídlo USA, prenos zabezpečený SCC
• Hetzner – uloženie dát na serveroch v EÚ (Nemecko)
• Cloudflare – ochrana pred útokmi (CDN); sídlo USA, prenos zabezpečený SCC
• Vlastná platobná brána ubytovacieho zariadenia – GoPay, Besteron alebo Comgate (len ak si ju zariadenie zvolilo namiesto Stripe alebo popri ňom); platba ide priamo na jeho účet, Ubytora ju neprijíma
• Účtovný systém ubytovacieho zariadenia – SuperFaktúra, iDoklad, Vyfakturuj, FLOWii alebo eFaktúra.sk (len ak klient Ubytora aktivuje integráciu)
• Verteco – fiškálna pokladnica eKasa (len ak zariadenie prijíma hotovosť a pokladnicu využíva)
• Microsoft (Azure Translator) – automatický preklad obsahu webu do ďalších jazykov; prekladá sa obsah webu, nie Vaše osobné údaje

Vaše údaje nepredávame tretím stranám na komerčné účely.

• Údaje z rezervácie (meno, e-mail, telefón, poznámky): 3 roky od ukončenia pobytu (zodpovedá premlčacej dobe na riešenie prípadných sporov). Po uplynutí ich systém sám anonymizuje - meno, e-mail aj telefón sa nenávratne prepíšu a zostane len údaj o termíne a sume, ktorý ubytovacie zariadenie potrebuje do účtovníctva. O skoršom vymazaní rozhoduje ubytovacie zariadenie, ktoré je pri týchto údajoch prevádzkovateľom; najneskôr sa vymažú do 60 dní od ukončenia jeho predplatného u nás
• Údaje z evidencie ubytovaných (číslo dokladu, dátum narodenia, adresa, štátna príslušnosť - bez fotografie): 5 rokov od ukončenia pobytu, potom sa celý záznam vymaže. Lehota je dlhšia než pri bežných rezervačných údajoch, pretože ide o plnenie zákonnej povinnosti viesť knihu ubytovaných
• Fotografia dokladu: automaticky vymazaná po 90 dňoch
• Záznam o priebehu rezervácie (potvrdenie, zrušenie, nedostavenie sa, presun izby, zmena termínu): rovnako 3 roky ako samotná rezervácia
• Fakturačné údaje firmy uvedené k rezervácii: tiež 3 roky - potom sa v rezervácii prepíšu. Samotná vystavená faktúra sa uchováva 10 rokov, ako to vyžaduje zákon o účtovníctve
• Zápis v poradovníku na obsadený termín: automaticky vymazaný 30 dní po požadovanom dni príchodu. Nemaže sa len meno - maže sa celý záznam, pretože nevyužitý dopyt nenesie žiadny účtovný ani štatistický údaj
• Faktúry a účtovné doklady: 10 rokov (zákon)
• Referral záznamy: 10 rokov (účtovný doklad – zníženie fakturovanej sumy predplatného)
• Marketingový súhlas: do odvolania, max. 3 roky
• Technické záznamy (logy): 90 dní

Ak požiadate o vymazanie svojich údajov, vymažeme ich v zákonnom rozsahu bezodkladne.

Máte právo kedykoľvek:

• Prístup – zistiť, čo o Vás spracúvame
• Oprava – opraviť nesprávne údaje
• Výmaz – požiadať o vymazanie, ak údaje ďalej nepotrebujeme
• Obmedzenie – požiadať o dočasné pozastavenie spracovania
• Prenosnosť – získať Vaše dáta v strojovo čitateľnom formáte
• Námietka – namietať spracovanie na základe oprávneného záujmu
• Odvolanie súhlasu – kedykoľvek odvolať marketingový súhlas

Kontakt pre uplatnenie práv: legal@ubytora.com

Odpovieme do 30 dní.

Na koho sa obrátiť (dôležité pre hostí):

• Ak ste HOSŤ ubytovacieho zariadenia, prevádzkovateľom Vašich údajov je samotné ubytovacie zariadenie, u ktorého ste rezervovali - jemu adresujte žiadosť o prístup, opravu či výmaz. Jeho kontakt nájdete na webe, kde ste rezerváciu vykonali, a v potvrdzovacom e-maile.
• Ak napriek tomu napíšete nám, žiadosť bez zbytočného odkladu odovzdáme príslušnému ubytovaciemu zariadeniu a budeme mu pri jej vybavení technicky nápomocní. Sami však o Vašich údajoch nemôžeme rozhodovať - konáme len podľa pokynov ubytovacieho zariadenia.
• Ak ste registrovaný KLIENT (prevádzkovateľ ubytovacieho zariadenia), prevádzkovateľom Vašich údajov sme my a žiadosť vybavíme priamo.

Ak nebudete spokojní s vybavením, môžete sa obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov SR: dataprotection.gov.sk

Bezpečnosť Vašich dát berieme vážne:

• Všetka komunikácia je šifrovaná (HTTPS / TLS)
• Citlivé dáta (fotografie dokladov) sú šifrované aj v uložisku
• Prístup k dátam majú len oprávnené osoby na základe potreby
• Pravidelné zálohovanie a monitoring
• V prípade bezpečnostného incidentu Vás informujeme podľa GDPR (do 72 hodín dozorný orgán, dotknuté osoby bez zbytočného odkladu)

Tento dokument môžeme aktualizovať. O podstatných zmenách Vás informujeme e-mailom alebo upozornením na webe minimálne 30 dní vopred. Aktuálna verzia je vždy na ubytora.com/ochrana-sukromia.