Platby hostí a vrátenie peňazí

Čo to je

Nastavenie toho, ako hosť zaplatí, a práca s platbami v detaile rezervácie.

Načo to je

Aby ste vedeli, kto zaplatil a kto nie, a aby ste vedeli vratku vybaviť a zaevidovať.

Spôsoby platby

Nastavujú sa v Nastaveniach, v bloku Spôsoby platby. Vyberte aspoň jednu možnosť.

Pri online platbe si viete ešte vybrať, ktoré spôsoby hosť uvidí (karta, Apple Pay, PayPal a ďalšie) - viď „Ako môžu hostia zaplatiť" nižšie.

Platba pri príchode

Najjednoduchšia možnosť. Nič nenastavujete, hosť rezervuje a zaplatí u vás.

Keď potom zaplatí, zaevidujete to cez Označiť ako zaplatené (viď nižšie).

Online platba kartou

Aby ste mohli prijímať platby kartou, musíte si prepojiť vlastný platobný účet. Robí sa to v tom istom bloku Nastavení.

Peniaze chodia priamo vám, bez provízie pre Ubytoru.

1. V Nastaveniach nájdite blok Prijímanie platieb kartou.
2. Kliknite na tlačidlo, ktoré prepojenie spustí. Otvorí sa stránka platobnej brány.
3. Prevedie vás zadaním firemných a bankových údajov. Zaberie to pár minút a robí sa to raz.
4. Po overení sa vráťte sem a zapnite prepínač Online platba kartou.

Stav prepojenia vidíte ako štítok: Neprepojené, Dokončite prepojenie, Vyžaduje doplnenie alebo Prepojené.

Ubytora nevidí ani neukladá údaje vašej karty ani bankového účtu.

Vlastná platobná brána (GoPay, Besteron, Comgate)

Ak už máte vlastnú zmluvu s GoPay, Besteronom alebo Comgate, môžete prijímať platby aj cez ňu. Zmluvu uzatvárate priamo s bránou - Ubytora do nej nevstupuje a peniaze od hostí chodia rovno na váš účet, rovnako ako pri prepojení vyššie.

1. V Nastaveniach nájdite blok Prijímanie platieb a hore prepnite na kartu svojej brány.
2. Prepíšte údaje, ktoré vám brána dala po podpise zmluvy. Nájdete ich vo svojom účte u brány:
   • GoPay: číslo účtu v GoPay (býva označené ako GoID), prihlasovacie ID a heslo pre napojenie.
   • Besteron: Besteron ID (býva označené ako CID), platobný kľúč a API kľúč. Sú to dva rôzne kľúče a nedajú sa zameniť - platobný otvára platbu, API kľúč overuje jej stav a vracia peniaze. Ak ich prehodíte, test pripojenia to hneď povie.
   • Comgate: identifikátor obchodu a heslo. Sú to jediné dva údaje, ktoré Comgate potrebuje.
3. Kliknite na Uložiť údaje a potom na Otestovať pripojenie. Overíme, či údaje fungujú - nič sa tým nezaplatí ani nevytvorí.
4. Keď test prejde, zapnite prepínač Prijímať platby cez danú bránu.

Údaje ukladáme v zašifrovanej podobe a kľúče vám už nikdy nezobrazíme - vidíte len ich posledné štyri znaky. Keď ich budete meniť, jednoducho zadajte nové; prázdne pole znamená, že sa uložený kľúč nemení.

Zapnúť môžete aj viac platobných systémov naraz - napríklad prepojenie vyššie aj GoPay, Besteron či Comgate. Hosť si potom pri rezervácii vyberie, ktorým chce zaplatiť. Rezervácie, ktoré už boli zaplatené, sa vždy vracajú tou istou cestou, akou boli zaplatené, aj keď medzitým niektorý systém vypnete.

Čo uvidí hosť

Keď hosť v poslednom kroku rezervácie zvolí online platbu, rozbalí sa mu pod ňou odsadená ponuka s tým, čím môže zaplatiť - platobná karta, platobné peňaženky, prevod z účtu. Mená platobných systémov (Stripe, GoPay) hosťovi nič nehovoria, preto vidí spôsoby platby, ktoré za nimi sú.

Ak máte zapnutý jeden platobný systém, hosť vidí iba tento zoznam spôsobov - vyberať niet z čoho, takže sa názov systému ani nezobrazí.

Ak ich máte zapnutých viac, každý dostane vlastnú kartu s názvom (Platobná brána) a pod ním zoznam svojich spôsobov platby. Hosť si tak vie porovnať, čím môže cez ktorý zaplatiť, a jeden si vyberie. Ponuka je vnorená pod online platbou, takže je jasné, že ide o spôsob online platby, nie o ďalšiu možnosť vedľa platby pri príchode.

Pri banke sa vypíšu aj konkrétne názvy tých, ktoré ste zapli (napríklad „Prevod z účtu: Tatra banka, Fio banka") - hosť tak hneď vidí, či je medzi nimi tá jeho.

Pri GoPay a Comgate sa pod zoznamom zobrazí poznámka „Presnú ponuku uvidíte na platobnej stránke." Konkrétne banky si u týchto dvoch zapínate vo vlastnom portáli brány, takže Ubytora vie ukázať len to, čo brána bežne ponúka, nie váš presný zoznam.

Záloha namiesto celej sumy

Keď máte online platbu zapnutú, viete nastaviť Zálohu pri online platbe - koľko percent z ceny hosť zaplatí vopred. Zvyšok doplatí pri príchode.

Systém vám priamo napíše, čo ste nastavili: „Hosť zaplatí 30 % vopred, zvyšných 70 % doplatí pri príchode."

Ako môžu hostia zaplatiť cez prepojený účet

Keď máte online platbu zapnutú, môžete si vybrať, ktoré spôsoby platby hosť uvidí na platobnej stránke. Nájdete to v tom istom bloku, pod prepínačom Online platba kartou.

Ak nezaškrtnete nič, spôsoby vyberá platobná brána sama podľa krajiny hosťa a sumy. To odporúčame - hosťovi sa ponúkne to, čo v jeho krajine bežne používa, a nemusíte nič sledovať.

Zaškrtnutím konkrétnych spôsobov výber zúžite: hosť uvidí presne tie, ktoré ste vybrali, a nič iné. Keď chcete späť automatický výber, odškrtnite všetky.

Na výber sú tri skupiny:

Pri každom spôsobe je napísané, komu sa hodí - napríklad Przelewy24 je pre hostí z Poľska.

Apple Pay a Google Pay sú súčasťou platobnej karty, nemajú vlastnú položku. Keď máte zaškrtnutú kartu, hosťovi platiacemu z mobilu sa ponúknu samy.

Voľba je nadstavba nad zapnutou online platbou, nie jej náhrada. Kým nemáte prepojený platobný účet a zapnutý prepínač Online platba kartou, zoznam sa nezobrazí a hosť platí kartou vôbec nemôže.

Ako môžu hostia zaplatiť cez Besteron

Besteron má vlastnú ponuku spôsobov platby - okrem karty aj tlačidlá slovenských a českých bánk. Nastavuje sa priamo v paneli Besteronu, pod poliami s prihlasovacími údajmi.

Ak nezaškrtnete nič, hosť zaplatí kartou (vrátane Apple Pay a Google Pay). Besteron na rozdiel od Stripe nevie vybrať spôsoby sám, preto je karta východiskom.

Zaškrtnutím konkrétnych možností ponuku zúžite - hosť uvidí presne tie, ktoré ste vybrali. Bankové tlačidlo znamená, že hosť zaplatí prevodom cez svoj internetbanking, nie kartou.

Zoznamy pre Stripe a pre Besteron sú oddelené. Každá brána má vlastnú ponuku spôsobov, takže zaškrtnutie banky pre Besteron nijako neovplyvní to, čo hosťovi ponúkne Stripe, a naopak.

Ako môžu hostia zaplatiť cez Comgate

Comgate ponúka hosťovi to, čo máte zapnuté vo svojom účte Comgate. Konkrétne banky si teda nastavujete priamo u nich, nie v Ubytore - tu si len vyberiete jednu z dvoch možností:

Ak nevyberiete nič, platí prvá možnosť.

Adresa pre potvrdenia platieb (iba Comgate)

Comgate ako jediná brána potrebuje vedieť, kam má poslať potvrdenie o zaplatení. Túto adresu si nastavujete vo svojom účte Comgate, nie u nás.

V paneli Comgate preto nájdete pole Adresa pre potvrdenia platieb - adresu z neho skopírujte a vložte do nastavenia oznámení o platbách vo svojom účte Comgate.

Bez tohto kroku sa rezervácia po zaplatení sama neoznačí ako uhradená, aj keď hosť peniaze naozaj poslal. V rezervácii potom uvidíte „Zaplatené online 0 €" a celú sumu ako doplatok pri príchode, hoci hosť zálohu zaplatil. Nie je to chyba platby - peniaze u Comgate sú, len sa o nich nemá ako dozvedieť náš systém.

V účte Comgate je to políčko „Url pro předání výsledku platby" (Integrace, Upraviť propojení obchodu). Pri GoPay ani Besterone to riešiť netreba - tým adresu odovzdávame automaticky pri každej platbe.

Čo vidíte v rezervácii

V detaile rezervácie je blok Platba:

Stavy platby: Záloha zaplatená online, Zaplatené online, Platba prebieha, Platba zlyhala, Vrátené (celá suma), Čiastočne vrátené.

V bloku Pokusy o platbu vidíte aj neúspešné pokusy. Hodí sa to, keď hosť tvrdí, že platil.

Zaevidovanie platby prijatej mimo webu

Keď hosť zaplatí v hotovosti, terminálom alebo prevodom:

1. V detaile rezervácie kliknite na Označiť ako zaplatené.
2. Zvoľte Spôsob platby: Hotovosť, Platobná karta alebo Prevodom na účet.
3. Zadajte Zaplatenú sumu, alebo kliknite na Celý zvyšok.
4. Voliteľne pridajte Poznámku - napríklad číslo dokladu alebo kto platbu prevzal.
5. Kliknite na Zaevidovať platbu.

Toto sa nedá vrátiť späť. Ak máte prepojený účtovný systém, vznikne v ňom faktúra aj príjmový doklad.

Ak hosť zaplatil viac, než je cena pobytu, systém vás na preplatok upozorní a viete ho následne vrátiť.

Vrátenie peňazí

Sú dva spôsoby, podľa toho, ako hosť platil.

Vratka cez platobnú bránu

Keď hosť platil online kartou:

1. V detaile rezervácie kliknite na Vrátiť peniaze.
2. Systém navrhne sumu podľa vašich storno podmienok - napríklad „Podľa storno politiky hosť dostane späť 50 %".
3. Sumu môžete prepísať. Napríklad 0 pri nepríchode, alebo plnú sumu z dobrej vôle.
4. Vyplňte Dôvod vrátenia. Je povinný.
5. Kliknite na Vrátiť peniaze.

Nemôžete vrátiť viac, než hosť zaplatil. Maximum vidíte pri poli so sumou.

Zaznamenanie vratky prijatej mimo brány

Keď hosťovi vraciate peniaze z pokladnice alebo prevodom:

1. Kliknite na Zaznamenať vrátenie peňazí.
2. Zvoľte Spôsob vrátenia.
3. Zadajte Vrátenú sumu.
4. Vyplňte Dôvod vrátenia.
5. Kliknite na Zaevidovať vrátenie.

Peniaze vraciate hosťovi vy. Tu sa len zapíše, že sa tak stalo.

Storno podmienky

Nastavujú sa v Nastaveniach, v bloku Storno podmienky. Hosť ich vidí pri rezervácii aj v potvrdzovacom e-maile.

1. Zapnite Automatické storno pravidlá.
2. V Pásmach vratky zadajte, koľko hosť dostane späť podľa toho, ako dlho pred príchodom zruší. Percento je z celkovej ceny pobytu.
   Príklad: 7 dní → 100 %, 3 dni → 50 %, 0 dní → 0 %.
3. Voliteľne vyplňte Doplnkové vysvetlenie pre hosťa - voľný text bez výpočtu.
4. Uložte.

Reálna vratka je vždy obmedzená sumou, ktorú hosť zaplatil online. Ak zaplatil len 30 % zálohu, viac než tú vrátiť nemôžete.

Keď necháte automatické pravidlá vypnuté, platí len voľný text - výpočet vratky sa nerobí a rozhodujete vy.

Doklad o platbe

Po online platbe sa automaticky vytvorí PDF doklad. Hosť ho dostane e-mailom, vy ho nájdete v detaile rezervácie na stiahnutie a na obrazovke Doklady - viď Doklady a účtovný systém.

Časté problémy

Nemôžem zapnúť online platbu kartou. Najprv musíte prepojiť platobný účet. Prepínač je dovtedy neaktívny.

Hosť tvrdí, že zaplatil, ale rezervácia je nezaplatená. Pozrite blok Pokusy o platbu. Zamietnutá platba tam bude vidieť. Cez odkaz na váš platobný účet si viete pozrieť aj detail - je to dôkaz pri spore.

Nemôžem vrátiť peniaze. Rezervácia nemá online platbu, ktorú možno vrátiť. Použite Zaznamenať vrátenie peňazí.

Systém mi nedovolí vrátiť sumu, ktorú chcem. Nemôžete vrátiť viac, než hosť zaplatil.

Označil som platbu omylom. Zaevidovanie platby sa nedá vrátiť späť. Použite Zaznamenať vrátenie peňazí a napíšte dôvod.

Vratka nesedí so storno podmienkami. Návrh je len návrh. Skontrolujte, čo ste do poľa nakoniec zadali.

Zrušil som rezerváciu a hosť peniaze nedostal. Zrušenie vratku nerobí - je to samostatná akcia.