Digitálny check-in
Čo to je
Hosť vyplní registračné údaje online, ešte pred príchodom. Výzvu s odkazom mu pošleme automaticky.
Je súčasťou plánu Standard a vyššieho.
Načo to je
Ušetríte čas na recepcii. Hosť nestojí a nevypisuje kartičku - príde, vy si overíte doklad a dáte mu kľúč.
Ako to zapnúť
- V ľavom menu otvorte Nastavenia.
- Nájdite blok Check-in a check-out a v ňom Digitálny check-in.
- Zapnite ho.
- V poli Kedy poslať výzvu zadajte, koľko dní pred príchodom sa hosťovi odkaz odošle.
- Voliteľne zapnite Vyžadovať fotku dokladu.
- Uložte.
Čo hosť vypĺňa
Formulár má šesť krokov:
| Krok | Čo obsahuje |
|---|---|
| Osobné údaje | Meno, priezvisko, dátum narodenia, štátna príslušnosť |
| Kontakt | E-mail, telefón |
| Adresa trvalého bydliska | Ulica a číslo, mesto, PSČ, krajina |
| Doklad totožnosti | Typ dokladu (občiansky preukaz alebo pas), číslo, platnosť do |
| Príchod | Plánovaný čas príchodu, špeciálne požiadavky |
| Súhrn a súhlas | Kontrola údajov a súhlas so spracovaním |
Ak u vás už bol, časť údajov mu predvyplníme z minulého pobytu. Hosť ich len skontroluje.
Fotka dokladu
Keď máte zapnuté Vyžadovať fotku dokladu, hosť odfotí prednú stranu dokladu.
Dve veci, ktoré hosťovi hovoríme a mali by ste vedieť aj vy:
- Fotka je šifrovaná.
- Automaticky sa vymaže po 90 dňoch.
Hosť musí na fotku dať samostatný súhlas, nad rámec bežného súhlasu so spracovaním údajov. Bez neho fotku neprijmeme.
Kde údaje uvidíte
V detaile rezervácie:
- Stav check-inu - Check-in (vyplnené) alebo Čaká (dostal výzvu, formulár zatiaľ nevyplnil).
- Tlačidlo Zobraziť fotku dokladu, ak fotku nahral.
- Tlačidlo Potvrdiť príchod, ktorým pri príchode zaznačíte, že hosť dorazil.
Čas príchodu, ktorý hosť vyplnil vo formulári, má prednosť pred časom, ktorý ste zapísali vy.
Chránené údaje sa dajú pozrieť aj v profile hosťa - viď Hostia (CRM), tam je Premium.
Kedy odkaz nefunguje
Hosť dostane vysvetlenie sám:
- Rezervácia bola zrušená - odkaz už neplatí.
- Odkaz nie je platný - odkaz vypršal.
Časté problémy
Digitálny check-in je zamknutý. Je súčasťou plánu Standard a vyššieho.
Hosť nedostal výzvu. Skontrolujte, či je funkcia zapnutá, koľko dní pred príchodom sa výzva posiela, a či má hosť v rezervácii vyplnený e-mail. Poradí sa pozrieť do priečinka Spam.
Hosť píše, že mu odkaz nefunguje. Pravdepodobne vypršal, alebo bola rezervácia zrušená. Údaje si od neho zoberiete pri príchode klasicky.
Fotku dokladu nevidím. Buď ju nemáte zapnutú, alebo ju hosť nenahral, alebo už uplynulo 90 dní a bola automaticky vymazaná.
Hosť odmieta vyplniť formulár. Nič sa nedeje, prihlásite ho pri príchode ručne. Digitálny check-in je pohodlie, nie podmienka pobytu.
Údaje z formulára nesedia s dokladom. Overte si to pri príchode - formulár vypĺňal hosť sám, my ho nekontrolujeme.