Žiadosti hostí (GDPR) - výmaz a export údajov

Čo to je

Obrazovka Žiadosti hostí v správe webu. Nájdete na nej konkrétneho hosťa a buď mu stiahnete kompletnú kópiu jeho osobných údajov, alebo tieto údaje vymažete.

Je súčasťou všetkých plánov, vrátane Basicu. Nie je to funkcia navyše - je to zákonná povinnosť, ktorú musí splniť každé ubytovacie zariadenie bez ohľadu na to, koľko platí za softvér.

Načo to je

Hosť má podľa GDPR právo požiadať o kópiu údajov, ktoré o ňom vediete (čl. 15 a 20), a o ich vymazanie (čl. 17). Na odpoveď máte 30 dní.

Dôležité: žiadosť rieši ubytovanie, nie Ubytora. Vo vzťahu k údajom hosťa ste prevádzkovateľom vy; Ubytora je len sprostredkovateľ, ktorý vám na to dáva nástroj. Ak hosť napíše nám, presmerujeme ho na vás.

Najprv overte, kto žiada

Systém to za vás spraviť nevie. Stačí, že vám niekto napíše z cudzej e-mailovej adresy - a bez overenia by ste vymazali údaje cudzieho človeka, prípadne vydali jeho osobné údaje niekomu inému. Oboje je porušenie samo osebe.

Overenie je vašou povinnosťou ako prevádzkovateľa. V praxi stačí, aby žiadosť prišla z e-mailu uvedeného v rezervácii, prípadne aby hosť uviedol údaje, ktoré viete overiť voči rezervácii (termín pobytu, číslo rezervácie).

Rozsah je JEDNO ubytovanie

Nájdete tu údaje vedené vaším ubytovaním, nie celou platformou Ubytora. Ak má ten istý hosť rezerváciu aj u iného ubytovacieho zariadenia, o jeho žiadosti sa tam nedozvedia - je to samostatný prevádzkovateľ a hosť ho musí osloviť sám.

Hosťovi to povedzte. Inak od vás odíde s presvedčením, že jeho údaje zmizli „všade".

Ako žiadosť vybavíte

1. V ľavom menu otvorte Žiadosti hostí.
2. Do poľa zadajte e-mail alebo meno hosťa (aspoň 3 znaky) a kliknite na Nájsť.
3. Pri nájdenom hosťovi kliknite na Zobraziť údaje. Uvidíte, čo o ňom systém drží - ešte pred akýmkoľvek zásahom.
4. Podľa toho, o čo hosť žiada:
   • Stiahnuť kópiu údajov (JSON) - stiahne súbor, ktorý pošlete hosťovi ako prílohu;
   • Vymazať údaje hosťa - otvorí potvrdenie; výmaz sa spustí až po ňom.

Zoznam hostí sa pri otvorení obrazovky zámerne nezobrazuje. Je to nástroj na vybavenie konkrétnej žiadosti, nie výpis kontaktov.

Čo obsahuje kópia údajov

Súbor vo formáte JSON s profilom hosťa, jeho rezerváciami, údajmi z knihy ubytovaných, recenziami, zápismi v poradovníku, záznamami o e-mailových kampaniach a odoslanými SMS správami.

Fotografia dokladu totožnosti sa nevracia ako súbor - uvedená je len informácia, či existuje. Fotky sa aj tak automaticky mažú po 90 dňoch.

Výmaz je anonymizácia, nie zmazanie riadku

Toto je najčastejšie nedorozumenie, tak si ho ujasnime.

Rezervácia nesie dve veci naraz: osobné údaje hosťa (meno, e-mail, telefón) a ekonomický fakt (dňa X bola izba obsadená za Y €). Keby sa celý riadok zmazal, spätne by sa vám zmenili tržby a obsadenosť a prestali by sedieť s podaným daňovým priznaním.

Preto sa osobné údaje nenávratne prepíšu a záznam o rezervácii zostane. Meno sa zmení na „Zmazaný hosť", e-mail na neexistujúcu adresu, telefón a poznámky sa vyprázdnia. Takýto záznam už nie je možné spojiť s konkrétnou osobou, takže podľa GDPR (recitál 26) už nie je osobným údajom - požiadavka hosťa je splnená.

Údaje, ktoré žiadny účtovný ani štatistický záznam nenesú - napríklad zápis v poradovníku alebo odoslaná SMS - sa mažú celé.

Čo výmaz NEZAHŔŇA (a hosťovi to povedzte vopred)

Obrazovka vám tieto kategórie ukáže v paneli Toto zostane - a prečo ešte pred potvrdením. Nie je to výhovorka, sú to zákonné povinnosti:

Ak hosťovi sľúbite výmaz „všetkého", sľúbite niečo, čo splniť nemôžete.

Výmaz sa nedá vrátiť

Preto sa potvrdzuje v druhom kroku. Po potvrdení uvidíte súhrn toho, čoho sa výmaz reálne dotkol - to je zároveň to, čo môžete hosťovi potvrdiť.

Ak hosť u vás znova zarezervuje, profil mu vznikne nanovo. To nie je chyba - je to dôsledok toho, že vám svoje údaje opäť odovzdal.

Všetko sa zapisuje do Audit logu

Každý export aj výmaz sa zaznamená do vášho Audit logu - kto, kedy a ktorého hosťa sa to týkalo. Vďaka tomu viete pri prípadnej kontrole preukázať, že ste žiadosť vybavili a kedy.

Lehoty uchovávania bežia aj bez žiadosti

Nemusíte na nič čakať ani nič spúšťať. Systém každý deň sám anonymizuje údaje hostí po 3 rokoch od ukončenia pobytu, maže knihu ubytovaných po 5 rokoch, fotografie dokladov po 90 dňoch, záznamy o odoslaných SMS po 12 mesiacoch, vybavené požiadavky na podporu po 3 rokoch od uzavretia a nevyužité zápisy v poradovníku 30 dní po termíne. Nástroj na tejto stránke slúži na to, aby ste to isté vedeli spraviť skôr a pre konkrétneho hosťa, keď o to požiada.

Kto k tomu má prístup

Majiteľ účtu a Manažér. Recepcia ani ostatné roly nie - výmaz je nezvratný a je to úkon prevádzkovateľa, nie dennej prevádzky. Viac v článku Členovia tímu a role.

Časté problémy

Hosťa nenájdem. Skúste presný e-mail, ktorý uviedol pri rezervácii. Ak rezervoval s inou adresou, než z ktorej píše, hľadajte podľa mena.

Pri hosťovi je štítok „už anonymizovaný". Jeho údaje sú už odstránené - buď skoršou žiadosťou, alebo automaticky po uplynutí lehoty. Nič ďalšie robiť netreba.

Tlačidlo Vymazať údaje hosťa je neaktívne. Buď je hosť už anonymizovaný, alebo máte pozastavené predplatné. Kópiu údajov stiahnuť môžete aj vtedy - právo hosťa na prístup k údajom na vašom predplatnom nezávisí.

Hosť žiada výmaz, ale má u nás nezaplatenú rezerváciu. Výmaz nezruší pohľadávku - faktúra aj záznam o rezervácii zostávajú. Zvážte, či žiadosť nevybaviť až po vysporiadaní; právo na výmaz sa nevzťahuje na údaje potrebné na uplatnenie právnych nárokov.

Bojím sa, že si tým rozbijem účtovníctvo. Nerozbijete. Výmaz sa nedotkne vystavených dokladov ani súm - viď tabuľku vyššie.